Biztosan neked is ismerősen cseng a következő mondat: „rendezvényt szervezni mindenki tud!” Lehet, de jól megszervezni, teljes körűen átlátni, a legapróbb részletekre is odafigyelni, rugalmasan gondolkodni, profi mód megoldani lehetetlen helyzeteket, és a nap 24 órájában a megrendelő megnyugtató rendelkezésére állni, na erre már nem mindenki képes!

De összeállítottunk 10+1 tippet, hogyan lehet könnyebb dolgod a rendezvényszervezés útvesztőiben. Erre figyelj rendezvényed megszervezésénél!

Hidd el, veled vagy nélküled, a rendezvényed mindenképpen le fog menni. Ha igényes vagy magadhoz és a környezetedhez, ha nem mindegy, hogy milyen partnerekkel dolgozol és hogyan kommunikálsz velük, ha fontosnak tartod azt, hogy a rendezvényed ne csak jó, hanem a legjobb legyen, akkor mindenképpen fogadd meg a következő jó tanácsokat!

1.  Mindig készségesen állj a megrendelők, szolgáltatók, partnerek rendelkezésére. Sose éreztesd velük, hogy kettőtök közül te vagy a profi és neked senki se mondja meg mit kell tenned!
2.  Légy türelmes és tisztelettudó.
3.  Légy elérhető.
4. Szerezd be a rendezvényeden megforduló összes partner elérhetőségét és hívd őket kitartóan, ha kérdésed van feléjük az eseményetek gördülékeny lebonyolítása érdekében.
5. Készíts terveket, pontos forgatókönyvet napra és eseményre lebontva.
6. Sose feledkezz meg arról, hogy a rendezvényedet előszervezési és utószervezési napok is kiegészítik.
7. Oszd fel a feladatokat kategóriákra. Pl.: színpad-kategória: itt csak a színpad, fedés, technika és a hozzá tartozó eszközökre, feladatokra figyel. Szolgáltatás-kategória: itt a kiegészítő eszközök szerepeljenek pl.: mobilwc, asztalok, sátrak stb. Engedély-kategória: kötelező hatósági engedélyek. Fontos-kategória: jogdíjfizetés, útvonaltervek a fellépőknek, catering, áramszükséglet és a terület valós áramellátásának feltérképezése stb.
8. Szánj időt az alapos helyszínbejárásra, a helyi partnerek megismerésére.
9. Kérj nyugodtan segítséget, ha elakadnál, ne feledd ez egy közös munka.
10. Gondolkozz globálisan, cselekedj lokálisan!

+1 tipp: emberekkel dolgozni sokszor nem egyszerű dolog, de mindenképpen építő. Jellemed, kitartásod és társas interakciód változik tőle. Használd ki a lehetőségeket és engedd, hogy minden egyes megvalósult rendezvény jobbá tegyen!
Jó munkát kívánok!